La estrategia de las 5S

En nuestros días, las empresas se encuentran frente a una situación en donde es necesario desarrollar alternativas que permitan aprovechar las fortalezas y oportunidades que las diferencien y posicionen en un nivel superior con respecto a sus competidores. Para alcanzar los objetivos y mejorar la competitividad, es esencial implementar técnicas y herramientas que logren el fortalecimiento de la gestión empresarial. La estrategia de las 5S es una metodología de trabajo comprobada y difundida alrededor del mundo, considerada como una herramienta de gerencia que, con un enfoque japonés, mejora la calidad y la productividad, fomentando una cultura de mejoría continua mediante la participación activa del personal, que ha servido como complemento para adoptar e implementar otras herramientas de dirección.

Esta estrategia favorece la creación de un ambiente laboral agradable en la empresa, en el cual todos los niveles estructurales de la organización se involucran y se comprometen con las actividades de mejora, haciéndose especial énfasis en el trabajo en equipo, la comunicación y la importancia del compromiso de la Dirección, a fin de que se genere un entorno motivador y productivo y, por ende, se transforme en una ventaja competitiva.

¿Qué es el 5S?

La metodología 5S es una herramienta básica en la gestión de calidad, de los sistemas de gestión tipo ISO9001, orientada a aumentar la productividad y la motivación de las personas, así como a reducir los desperdicios. Se trata de una herramienta sencilla, la cual pretende facilitarles el trabajo a las personas y hacerle su trabajo más atractivo, proponiendo cambios de conceptos y valores por medio del uso eficiente del espacio, la reducción de fallos en el trabajo operativo, la colaboración y la autogestión de los puestos de trabajos.

Lo interesante de esta metodología es que se orienta a mejorar la calidad desde cada puesto de trabajo, en donde cada responsable del puesto es el responsable de recomendar e implementar mejoras en lo que hace. Busca que las personas que sean menos reactivas y más proactivas, identificando problemas y soluciones en sus puestos de trabajos, esto se resumiría en personas empoderadas de sus funciones y resultados eficientes. 

Está integrado por cinco palabras japonesas, que inician con la letra “S”, que resumen tareas simples que facilitan la ejecución eficiente de las actividades laborales. Las 5S fue un programa desarrollado por Toyota para conseguir mejoras duraderas en el nivel de organización, orden y limpieza; además de aumentar la motivación del personal. 

Asimismo, esta metodología se desarrolla en 5 pasos:

1. Seiri (Separación). La primera “S” se refiere a eliminar del puesto de trabajo todo aquello que no sea necesario. Este paso de orden es una manera excelente de liberar espacios desechando cosas, además también ayuda a eliminar la mentalidad del “Por si acaso”. Significa separar las cosas necesarias de las que no lo son, manteniendo las cosas necesarias en un lugar adecuado.

Ventajas de la “Separación”:

-Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros.

-Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.

-Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.

-Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor cansancio físico y mayor facilidad de operación.

2. Seiton (Orden). Es la segunda “S” y va enfocada a sistemas de almacenamiento eficientes y efectivos. “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Uno debe hacerse estas preguntas: ¿Qué necesito para hacer mi trabajo?, ¿Dónde lo necesito tener?, ¿Cuántas piezas de ello necesito?

Ventajas del “Orden”:

-Menor necesidad de controles de stock y producción.

-Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución del trabajo en el plazo previsto.

-Menor tiempo de búsqueda de aquello que nos hace falta.

-Evita la compra de materiales y componentes innecesarios, además de daños a los materiales o productos almacenados.

-Aumenta el retorno de capital, así como de la productividad de las máquinas y las personas.

-Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico a la par que mental, y mejor ambiente.

3. Seiso (Limpieza). Una vez que ya hemos eliminado la cantidad de estorbos, y hasta basura, y localizado lo que sí necesitamos, estamos en condiciones de realizar una superlimpieza de la sección. Cuando se logre por primera vez, habrá que mantener una limpieza diaria, con el fin de conservar el buen aspecto y la comodidad alcanzada con esta mejora. Se desarrollará en los trabajadores un sentimiento de orgullo por lo limpia y ordenada que tienen su sección de trabajo. Este paso de limpieza realmente desarrolla un buen sentido de propiedad en los trabajadores. Al mismo tiempo, comienzan a resultar evidentes problemas que antes estaban ocultos por el desorden y la suciedad. Así, se dan cuenta de fugas, de elementos con excesiva vibración o temperatura, de riesgos de contaminación, de elementos deformados, rotos, etc. Estos elementos, cuando no se atienden, son factores que afectan a las utilidades de la empresa.

Ventajas de la “Limpieza”:

-Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces.

-Evita pérdidas y daños materiales, así como de productos.

-Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

4. Seiketso (Normalización). Al adoptar las 5S, nos debemos concentrar en estandarizar las mejores prácticas en cada sección de trabajo. Dejemos que los trabajadores participen en el desarrollo de estas normas. Ellas son valiosas fuentes de información en lo que se refiere a su trabajo, pero con frecuencia no se les tiene en cuenta.

Ventajas de la “Normalización”:

-Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores.

-Evita daños de salud.

-Mejora la imagen de la empresa interna y externamente.

-Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo.

5. Sitsuke (Disciplina). Esta será, con diferencia, la “S” más difícil de alcanzar e implementar. La naturaleza humana se resiste al cambio y no pocas organizaciones se han encontrado dentro de un taller sucio y amontonado, a solo unos meses de haber intentado la implantación de las 5S. La Disciplina consiste en establecer una serie de normas en la organización de la sección de trabajo. La implantación de la metodología de las 5S eleva la moral, crea impresiones positivas en los clientes y aumenta la eficiencia de la organización. No solo los trabajadores se sienten mejor en su lugar de trabajo, sino que el efecto de superación continua genera menores desperdicios y trabajos extras, así como una mejor calidad de productos, con el fin último de hacer de la empresa más rentable y competitiva en el mercado.

Ventajas de la “Disciplina”:

-Romper con los malos hábitos pasados y poner en práctica los buenos.

-La mejora alcanzada se convierte en una rutina, en una práctica más de nuestros quehaceres.

-Crecimiento a nivel humano y personal, a nivel de autodisciplina y autosatisfacción.

Objetivos

Personal — relacionados con la actitud, cambios de conducta, eliminación de malos hábitos

Fomentar entre el personal de la empresa la necesidad de mejorar continuamente, tanto en el ámbito personal como en el laboral, además de abandonar prácticas erróneas y despertar un espíritu emprendedor en el desarrollo de actividades de mejora, así como eliminar paradigmas que detengan el progreso debido a malos hábitos.

Según la experiencia a nivel mundial, el éxito viene por poseer una actitud dispuesta a producir cambios de manera constante, mediante la colaboración, el entusiasmo, la dedicación y la aportación de ideas para desarrollarlas.

Equipo de trabajo — con base en liderazgo práctico para la solución de problemas

En los equipos de trabajo surgen líderes que impulsan la implementación de actividades de mejora, quienes estimulan a que los demás se involucren, ya sea en la generación de ideas para la solución de problemas como en la participación de los miembros del equipo. Por otro lado, tanto la Dirección como los líderes asumen el papel protagonista, sobre todo, a la hora de involucrarse ellos mismos dando ejemplo y animando a los demás a que cooperen con un espíritu de unidad.

Empresarial — enfocado a las mejoras del ambiente de trabajo y logro de objetivos

Es importante fomentar la cooperación, participación e integración entre los equipos de trabajo, en general, o equipos que desarrollan proyectos de mejora, lo que facilitará su anuencia en la creación o mantenimiento de un ambiente laboral bien organizado y la motivación de lograr mejores resultados aplicando la creatividad y el sentido común. Es importante definir acciones que apoyen la consecución de los objetivos planteados previamente (relacionadas con las 5S) que sean ejecutadas por los equipos de las áreas de trabajo asumiendo la responsabilidad de cumplir con lo encomendado, y que la Alta Dirección proporcione los insumos necesarios para que aquellos desarrollen el proceso de mejoramiento.

Conclusión

A veces, tenemos la nítida sensación de que vamos a ahogarnos en el caos creado por nosotros mismos. Vivimos en un angustioso círculo vicioso alimentado por deudas recurrentes y nada existenciales. Implantar en nuestro ambiente profesional, así como en nuestras casas, los procedimientos sencillos preconizados por el programa de calidad 5S, es una opción muy interesante. Al poner orden y eficiencia en nuestro mundo particular, alcanzaremos autodisciplina y autosatisfacción. La recompensa será tener un menor nivel de estrés y mayor tiempo libre para las actividades de ocio.

Pepe Cocodrilo